Wie können wir unsere Arbeitsabläufe bei der Kinderarche Sachsen weiter verbessern? Wo können digitale Lösungen unterstützen? Und wo brauchen wir vielleicht zunächst einen genaueren Blick auf unsere bestehenden Prozesse?

Mit diesen Fragen sind wir jetzt in unseren ersten von insgesamt drei Workshops zum Thema Digitalisierung gestartet. Gemeinsam mit Prof. Dr. Dietmar Wolff von der Hochschule Hof haben sich rund 30 Kolleginnen und Kollegen – darunter der Vorstand, die Fachbereichsleitungen, Leitungskräfte und pädagogische Fachkräfte aus Kita und Jugendhilfe, die Stabsstellen sowie Mitarbeitende aus der Verwaltung – auf den Weg nach Radebeul gemacht. 

Im ersten Workshop ging es zunächst darum, unseren IST-Stand sichtbar zu machen:

• Wo und in welchen Prozessen nutzen wir bereits Software?
• Welche Systeme und Anwendungen kommen zum Einsatz?
• Wo gibt es Schnittstellen(probleme)?
• Und an welchen Stellen fehlt uns vielleicht noch eine passende digitale Lösung?

Dabei waren wir durchaus überrascht, wie viele unterschiedliche Softwarelösungen bereits innerhalb der Kinderarche Sachsen genutzt werden. Gleichzeitig wurde deutlich, wie wichtig es ist, nicht nur auf einzelne Programme zu schauen, sondern das Zusammenspiel der verschiedenen Systeme und vor allem die zugrunde liegenden Arbeitsprozesse in den Blick zu nehmen. Denn eine zentrale Erkenntnis von Prof. Dr. Wolff bringt es auf den Punkt: Die beste Software bringt nichts, wenn der Prozess dahinter nicht gut funktioniert.

Genau deshalb steht im zweiten Workshop im Oktober die Aufarbeitung und Betrachtung unserer Prozesse im Mittelpunkt. Erst wenn wir wissen, wo Prozesse gut funktionieren und wo es Optimierungspotenzial gibt, können wir sinnvoll überlegen, welche digitalen Lösungen uns tatsächlich weiterhelfen.

Wir sind gespannt auf die nächsten Schritte und darauf, gemeinsam herauszuarbeiten, wo wir Prozesse verbessern, Software anders oder besser nutzen oder neue digitale Lösungen einsetzen können, um unsere Arbeitsabläufe künftig noch effizienter und einfacher zu gestalten. Damit wir mehr Zeit für das haben, was wirklich wichtig ist: die bestmögliche Begleitung von Kindern, Jugendlichen und Familien auf ihrem Weg.